Quản lý và cắt giảm chi phí một cách thông minh

Related Courses

Quản lý và cắt giảm chi phí một cách thông minh

Chiến lược kiểm soát chi phí sẽ giúp cắt giảm được các chi phí dành cho sản phẩm cũng như việc phát triển khách hàng và giúp công ty kiếm được lợi nhuận. Chi phí cũng có thể được cắt giảm khi doanh nghiệp thay đổi vị trí cạnh tranh của mình.

Cần lưu ý những điểm sau đây:

  • Hãy chỉ định thực hiện từng mục tiêu liên quan đến chi phí cho mỗi thành viên cụ thể trong công ty
  • Xác định các khoản chi phí thực sự bằng cách chia chúng thành từng phần nhỏ
  • Nếu xem việc sử dụng nhân sự như một khoản mua hàng hàng triệu đô la thì doanh nghiệp sẽ đưa ra các quyết định nhân sự tốt hơn
  • Xem xét danh sách các nhà cung cấp để chọn ra một vài nhà cung cấp có chất lượng mà doanh nghiệp có khả năng ảnh hưởng
  • Các cải thiện dù nhỏ về chi phí cũng vẫn nên thực hiện để tạo ra những lợi thế chiến lược
  • Internet đã cắt giảm chi phí nội dung và truyền thông trên toàn thế giới
  • Đánh giá các chi phí với tâm thế rằng một số trong số chúng sẽ biến thành dòng doanh thu
  • Quản lí chặt chẽ chi phí tại trụ sở chính để làm gương cho các bộ phận khác của công ty

1. Một người quản lý chi phí cũng giống như một huấn luyện viên cá nhân

Cắt giảm chi phí luôn là việc khó khăn hơn so với việc quản lý chi phí. Nếu quản lý chi phí tốt thì công ty sẽ không rơi vào trường hợp bắt buộc phải cắt giảm các chi phí cơ bản cần thiết cho sự phát triển. Hãy làm cho việc kiểm soát chi phí trở thành một phần của công việc của tất cả thành viên trong công ty.

Một người quản lý chi phí tuyệt vời giống như một huấn luyện viên cá nhân cho công ty. Mục tiêu là “giảm mỡ”, “tăng cơ bắp” và “tăng cường hệ tim mạch.” Người tiêu dùng cũng không thích nghe câu chuyện về sự lãng phí của doanh nghiệp; nếu họ biết được những câu chuyện này thì họ sẽ chỉ chi tiền cho những gì họ thực sự cần. Lãng phí là một thứ xa xỉ không ai có thể chi trả được.

“Nghịch lý Toyota”

Bạn có thể làm một cái gì đó rẻ hơn hoặc bạn có thể làm cho nó tốt hơn, nhưng bạn không thể làm cùng lúc cả hai điều trên. Tuy nhiên, Toyota đã bác bỏ điều này với “nghịch lý Toyota”. Công ty tập trung vào việc giảm các sai sót từ một phần trăm xuống một phần triệu. Vì Toyota làm điều này ở giai đoạn đầu của chu kỳ sản xuất nên đã cắt giảm đáng kể việc kiểm soát chất lượng ở các giai đoạn cuối. Xe của Toyota trở nên tốt hơn và rẻ hơn. Ngoại trừ một số yếu tố xa xỉ nhất định để tạo nên hình ảnh đẳng cấp, tất cả các sản phẩm phải trở nên rẻ hơn và tốt hơn để giành phần thắng trên thị trường.

2. Để trở thành một người dẫn đầu trong quản lý chi phí

Công ty sẽ không bao giờ đạt được mục tiêu chi phí nếu để cho ban quản lý quyền điều chỉnh mức doanh thu. Đừng cho phép các quản lý che giấu các tài khoản xấu và giao dịch kém hiệu quả với cái cớ “chiến lược” vì đó là dấu hiệu xấu trong kinh doanh. Hãy chỉ ra cho các nhà quản lý thấy rằng một môi trường cạnh tranh đầy khó khăn đòi hỏi họ phải cải thiện năng suất, nhân viên ít hơn nhưng vẫn giữ được mục tiêu doanh thu. Nhiệm vụ này đòi hỏi các nhà quản lý phải chủ động trong việc quản lý chi phí hơn nữa.

Để kiểm soát chi phí thành công cần nhiều hơn việc đề ra các chính sách và mục tiêu. Quản lý chi phí không phải là một quá trình thiết lập ra các mục tiêu và quên đi các mục tiêu đó, nó đòi hỏi sự chú ý liên tục từ các nhà quản lý. Hãy trao trách nhiệm cho các cá nhân cụ thể và công khai các bản báo cáo về những con số thực có liên quan đến các khoản chi phí. Những cải thiện tuy nhỏ nhưng vẫn có thể mang lại giá trị đáng kể vì chúng có thể cho thấy lợi thế về các chi phí mà đối thủ của doanh nghiệp đang gặp khó khăn. Đừng hy vọng những cải thiện về dài hạn, thay vào đó hãy tìm những thứ có thể khắc phục ngay từ bây giờ vì các kế hoạch dài hạn chỉ dẫn đến sự trì hoãn. Hãy thuê một giám đốc tài chính và giám đốc điều hành nhân sự hàng đầu, những người có chuyên môn trong việc kiểm soát chi phí. Các giám đốc điều hành của công ty nên thúc đẩy văn hóa thắt chặt chi phí trong công ty, họ cũng không nên lãng phí các nguồn tài nguyên của doanh nghiệp cho những lợi ích riêng của mình.

3. Cách thức và phương tiện

Đặt những nỗ lực quản lý chi phí trong sự thấu hiểu về cách doanh nghiệp đang tạo ra các chi phí – bao gồm chi phí sản xuất và chi phí quản lý hành chính, vốn sở hữu,... Làm thế nào để công ty có thể điều chỉnh được các chi phí này?

Khi bạn hiểu về chi phí và cách chúng ảnh hưởng lẫn nhau, hãy tạo một danh sách chặt chẽ và đầy đủ các tài khoản quản lý sau đó đưa ra các dự đoán về chi phí trong tương lai dựa trên danh sách này. Nó sẽ khiến doanh nghiệp tập trung vào những chỗ cần thiết để tạo ra tác động lớn và nhanh chóng đến cấu trúc chi phí.

Đừng đơn giản chấp nhận các khoản chi phí khi các nhà quản lý trình bày mà hãy xem kĩ từng phần cấu thành chi phí đó để tìm ra một số khoản có thể cắt giảm. Phân chia các phần chi phí đó theo từng phân khúc khách hàng để nhìn ra các vấn đề mà bạn không thấy được khi nhìn chúng dưới dạng tổng thể. Hãy xác định rõ ràng chi phí nào là chi phí cấu trúc và chi phí nào là chi phí vận hành.

Đừng bao giờ nghĩ về chi phí theo báo cáo lãi - lỗ trên bảng cân đối kế toán vì vào thời điểm bạn xem chi phí khấu hao trên bảng cân đối kế toán thì mọi thứ đã quá muộn. Thay vào đó, hãy suy nghĩ về chi phí bằng tiền mặt thật sự và dừng chi tiêu trước khi nó xảy ra.

Xem xét rút ngắn chu kỳ kinh doanh để loại bỏ các cuộc họp và những sửa đổi không cần thiết khiến cho việc đưa ra các quyết định hiệu quả và nhanh chóng hơn. Sự phức tạp quá mức trong các sản phẩm, quy trình và các phương pháp đang làm hao tổn ngân sách của công ty một cách không cần thiết. Hãy thúc đẩy sự đơn giản trong các quy trình và tập trung vào chất lượng sản phẩm để đẩy nhanh quá trình kiểm tra, sửa chữa các lỗi sản xuất cũng như các cuộc gọi yêu cầu dịch vụ và việc thu hồi sản phẩm.

Việc phân tích chi phí của đối thủ cạnh tranh cũng có thể giúp doanh nghiệp thấy vị trí của mình trên thị trường rõ ràng hơn.

4. Cắt giảm nhân viên

Việc quản lí chi phí nhân sự là một trong những việc khó khăn nhất đòi hỏi các doanh nghiệp phải nắm vững các vấn đề thuê nhân công và bồi thường. Hãy nghĩ về việc tuyển dụng như thể đó là một khoản đầu tư trị giá hàng triệu đô la bởi nó sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định kinh doanh tốt hơn. Đừng so sánh mức lương của công ty với các cuộc khảo sát vì nó có thể khiến bạn bị cuốn theo vòng xoáy tăng lương để cạnh tranh với đối thủ. Trả lương linh hoạt cũng khiến công ty chi nhiều ngân sách hơn vì nhân viên sẽ biết cách để đạt được số tiền họ mong muốn.

Công nghệ và tự động hóa có thể giúp công ty cắt giảm nhân sự nhưng nó sẽ không tự động hóa được các quy trình hiện tại. Thay vào đó, hãy sử dụng tự động hóa một cách hiệu quả bằng cách phân tích cách mà nó sẽ thay đổi những gì bạn đang làm. Sử dụng một quy trình đánh giá tiêu chuẩn, nghiêm ngặt và loại bỏ những nhân viên đang có thể hiện kém trong công việc. Các nhân viên giỏi sẽ cảm ơn bạn vì đã nhận ra những đóng góp của họ đồng thời cảnh báo những nhân viên làm việc không hiệu quả. Các nhân viên thích làm việc với những người mà họ tôn trọng, một tổ chức có những tiêu chuẩn cao và cũng tôn trọng họ từ đó giúp họ có một cái nhìn tốt hơn về tổ chức.

Hãy giữ số nhân viên và chi phí ở trụ sở chính ở mức tối thiểu để tạo nên một văn hóa có ý thức về chi phí và làm hình mẫu cho các chi nhánh, bộ phận khác. Sử dụng các chỉ số để ngăn chi phí của trụ sở chính tăng lên và không cho phép sự thành công tạo ra một tinh thần tự thỏa mãn.

5. Các nhà cung cấp

Các công ty nên hiểu sự cân bằng quyền lực giữa mình và các nhà cung cấp. Bạn và họ nên phụ thuộc lẫn nhau như thế nào? Hãy phát triển các nguồn cung khác hoặc vật liệu thay thế để giảm sự phụ thuộc quá nhiều vào một nhà cung cấp. Thay vì mua hàng từ danh sách các nhà cung cấp có sẵn thì hãy tập trung vào các nhà cung cấp chất lượng cao, đáng tin cậy khác – nơi mà công ty có ảnh hưởng về giá cả. Tránh thực hiện các hợp đồng có độ dài dài hơn các chu kỳ thị trường. Đừng cho phép các nhà cung cấp coi việc hợp tác với doanh nghiệp của bạn là điều hiển nhiên với họ và trở nên tự mãn với điều đó.

Các công ty cung cấp các dịch vụ có giá trị xứng đáng nhận được lợi nhuận, tuy nhiên bạn vẫn nên đàm phán để có được mức giá vừa có lợi cho doanh nghiệp nhưng vẫn hợp lí với nhà cung cấp, nhưng cũng đừng đẩy giá xuống thấp đến mức nhà cung cấp không thể chấp nhận được.

Gia công giá rẻ đã giúp nhiều công ty tiết kiệm một khoản tiền đáng kể. Tuy nhiên, đừng tự cho rằng gia công bên ngoài tốt hơn so với sử dụng nhân viên nội bộ. Thay vào đó, hãy thực hiện các phân tích để xác định xem nó có thực sự giúp tiết kiệm tiền hay không và hãy ghi nhớ các khoản chi phí kèm theo.

Hãy kiểm soát chi phí đi lại, chi phí công tác, công nghệ thông tin và tiếp thị. Tuy nhiên, đừng cắt giảm bừa bãi chi phí dành cho tiếp thị, nghiên cứu và phát triển, hoặc các chương trình khác tuy có thể dễ dàng cắt giảm trong hiện tại nhưng có thể có hại cho sự phát triển của công ty trong tương lai. Đừng đánh đổi thành công trong tương lai để giải quyết các vấn đề của hôm nay.

6. Các kế hoạch quản lí chi phí nên kéo dài trong bao lâu?

Thời gian dành cho các dự án quản lý chi phí phải hợp lý với công sức bỏ ra và số tiền tiết kiệm được. Lượng thời gian dành để tìm mua một cây viết rẻ hơn chỉ mất vài phút nhưng việc cơ cấu lại danh sách nhà cung cấp nguyên liệu thô cốt lõi cho công ty có thể mất vài tháng. Đừng rơi vào một kế hoạch cắt giảm chi phí trong nhiều năm trong khi nó còn không thể bắt đầu trong vài tháng tới. Không người quản lý nào muốn tham gia vào một kế hoạch mà đến khi họ đã chuyển sang một nhiệm vụ mới vẫn chưa được thực hiện.

Các kế hoạch từ 4 đến 6 tháng được tiến hành qua bốn giai đoạn (mỗi giai đoạn kéo dài từ 4 đến 6 tuần):

  1. Giai đoạn kiểm tra thực tế - Xác định xem dự án có đáng bỏ ra công sức và tiền bạc hay không. Được sự đồng ý từ ban quản lý và bắt đầu xây dựng cơ sở dữ liệu để theo dõi tiến trình.
  2. Giai đoạn theo dõi – Áp dụng dự án vào các đơn vị kinh doanh. Cố gắng có được những thành công nhỏ trong khi tìm ra cách để đạt được những thành công lớn hơn.
  3. Giai đoạn có nhiều khó khăn – Tìm cách để giải quyết những vấn đề khó khăn nhất, từ bỏ các đề xuất không khả thi. Vào cuối giai đoạn này bạn sẽ đạt được khoảng 50% các mục tiêu tiết kiệm đã đề ra ban đầu
  4. Giai đoạn củng cố - Thắt chặt các phần chưa đạt được mục tiêu đề ra. Bạn sẽ đạt được khoảng 3/4 các mục tiêu tiết kiệm vào cuối giai đoạn này và cách để đạt được các mục tiêu còn lại cũng được xác định rõ ràng hơn

7. Internet, toàn cầu hóa và chi phí

Internet góp phần làm giảm các chi phí dành cho nội dung, truyền thông, giao dịch và cá nhân hóa. Nó đã khiến các công ty dù lớn hay nhỏ đều tăng độ phủ sóng và tiếp cận được nhiều người hơn. Các nhà quản lý có thể sử dụng Internet để giảm chi phí tương tác với nhà cung cấp, phục vụ các nhu cầu của khách hàng, bán hàng và hỗ trợ nhân viên. Internet cũng được sử dụng trong việc tiếp thị và xây dựng mối quan hệ với các nhà đầu tư. Mặc dù số tiền tiết kiệm được ở mỗi lĩnh vực có thể nhỏ nhưng nó sẽ tạo ra một khoản tiết kiệm lớn cho doanh nghiệp.

Tuy nhiên, Internet cũng khiến doanh nghiệp phải đối mặt với những sự cạnh tranh đến từ khắp nơi trên thế giới. Đối thủ của doanh nghiệp có thể đang có các nhà cung cấp trên toàn cầu và họ cũng có thể đến từ châu Á như Trung Quốc - trung tâm sản xuất mới của thế giới, Ấn Độ - nơi cung cấp các dịch vụ hỗ trợ công nghệ thông tin. Hãy đánh giá các nhà cung cấp công nghệ thông tin từ nước ngoài, vận hành văn phòng hậu sảnh (back-office), hỗ trợ khách hàng, tiếp thị và bán hàng và nên xem xét việc thuê nhân công từ các quốc gia đang phát triển cho việc nghiên cứu và phát triển với mức lương thấp hơn so với nhân viên trong nước.

8. Biến chi phí thành doanh thu

Bạn có thể biến một số loại chi phí thành nguồn doanh thu. Ví dụ, khách hàng có thể sẵn sàng trả tiền cho các sản phẩm và dịch vụ miễn phí mà bạn đang cung cấp. IKEA đã chứng minh rằng khách hàng thậm chí còn làm một số việc của nhân viên trong công ty đang làm. Hãy xem xét việc biến các khoản mục chi phí thành một mô hình kinh doanh thứ ba có thể tạo ra doanh thu.

Chiến lược kiểm soát chi phí sẽ giúp cắt giảm được các chi phí dành cho sản phẩm cũng như việc phát triển khách hàng và giúp công ty kiếm được lợi nhuận từ doanh thu. Chi phí cũng có thể được cắt giảm khi doanh nghiệp thay đổi vị trí cạnh tranh của mình.

Nếu doanh nghiệp có đội ngũ quản lý mạnh, hãy nghĩ đến việc sáp nhập với một trong những đối thủ hoặc các nhà cung cấp khác. Khi doanh nghiệp thực hiện tốt việc kiểm soát chi phí thì có thể tham gia vào các chiến lược định giá và đưa các sản phẩm có chất lượng ra thị trường một cách hiệu quả hơn và có được các hợp đồng dài hạn hơn.

(Andrew Wileman)

Related news